“Digintimacy” para liderar encuentros digitales

En los últimos tiempos todos hemos llevado a cabo cientos de reuniones, formaciones y encuentros virtuales. A fuerza de práctica vamos mejorando y muchos de vosotros sois ya unos expertos en la materia.

En este post quiero compartir algunos de los aprendizajes que he ido incorporando en las formaciones que he impartido y en los procesos de acompañamiento a equipos que he facilitado de forma virtual en estos meses. Muchos de estos aprendizajes están basados en el programa sobre Liderazgo Digital que ofrece el Presencing Institute, fundamentado a su vez en las prácticas de la Teoría U y el trabajo de Otto Scharmer.

“Intimidad digital” como ingrediente fundamental

El término “Digintimacy” que escuché por primera vez a Lorenz Sell de Sutra expresa lo que para mi es fundamental a la hora de organizar un encuentro virtual, ya sea una formación o una reunión. Tiene que ver con generar un espacio de confianza y conexión real entre las personas, un espacio de cierta “intimidad” para compartir y crear conversaciones de valor y experiencias de aprendizaje.

¿Y cómo se hace esto en el entorno virtual?

A estas alturas todos sabemos que no todo lo que funciona en los encuentros presenciales funciona también en los virtuales. Estas son algunas ideas que a mi me ayudan a la hora de facilitar espacios de conexión real entre las personas en el entorno virtual:

1) Cultivar la auto-conciencia y la presencia auténtica de una misma

Si queremos generar conexión entre las personas, primero tendremos que estar conectadas con nosotras mismas como facilitadoras o coordinadoras de ese encuentro. Es decir, atender a nuestro estado interno: cómo son mis pensamientos, cómo está mi cuerpo, y cómo estoy a nivel emocional. Cultivar la conciencia de una misma en estos tres ámbitos es una de las principales “herramientas” de liderazgo y es fundamental tanto si vamos a liderar una reunión como si vamos a ofrecer una formación.

Para ello, es clave poner atención a cómo estamos durante la hora previa a la reunión o formación. Un par de prácticas sencillas para conectarnos con nosotras mismas podrían ser las siguientes:

• Parar durante unos minutos en silencio, sentir los pies apoyados en el suelo, respirar de forma consciente y poner atención a nuestros pensamientos y sobre todo a la calidad de nuestra atención.
• Reflexionar sobre cuál es nuestra intención personal de este encuentro y alinearla con la intención de la reunión.

Al inicio del encuentro, dependiendo de cómo sea nuestra audiencia, suele ayudar invitar a un minuto de silencio en el que cada uno re-conecta consigo mismo. Al final del mismo se puede proponer establecer contacto visual intencionado con cada persona individualmente y también con el grupo en su totalidad.

Esta es una forma de que los asistentes establezcan un primer contacto desde un lugar diferente al de la palabra. Claro que esto no siempre es posible (ni recomendable), dependerá del tipo de audiencia y de cómo la percibamos, pues en ocasiones, para ciertas personas, un minuto de silencio lejos de relajarles puede suponerles una mayor incomodidad.

2) Dejar muy claro nuestro propósito/objetivo

Comunicar claramente cuál es nuestro propósito para la reunión o la formación, antes, durante y después de la misma, permite que los asistentes se mantengan conectados con su propio propósito. Esto también lleva a generar confianza tanto en el facilitador como en el proceso en sí.

Algunas ideas para poner esto en práctica podrían ser las siguientes:

• Antes del encuentro: que las personas conecten con el propósito y la intención con anterioridad a través de comunicaciones previas, algún trabajo previo o entrevistas individuales. Esto asegura que todo el mundo llegue al encuentro con cierta reflexión hecha de por qué y para qué están ahí.
• Durante: establecer el marco de trabajo y la intención al comienzo del encuentro y cómo ésta está relacionada con la intención global de todo el proceso.
• Invitar a los participantes a que escriban sus propias intenciones u objetivos.
• Re-enfocar: dar espacio al final para que cada persona reflexione sobre lo aprendido, si esto está relacionado con su intención inicial y definir próximos pasos.

3) Crear un espacio que “acoja”

La calidad del resultado depende de la calidad de las relaciones, y ésta depende de la calidad del “contenedor” o del espacio que hemos generado. Es importante cuidar de la calidad del espacio, el tiempo, la energía y la atención de modo que esto invite a los participantes a conectar con lo mejor de si mismos.

Para ello, algunas ideas a poner en práctica son las siguientes:

• Comunicar claramente la estructura, los tiempos, los principios guías y los objetivos del encuentro
• Dar la bienvenida a la diversidad de perspectivas y opiniones de los participantes
• Invitar a los participantes a que sean ellos los que co-creen el “contenedor” de forma que la responsabilidad de un espacio seguro y enriquecedor sea compartida
• Invitar al comienzo de cada encuentro a expresar cómo viene cada uno y hacer lo mismo al final. Esto nos ayuda a conocer mejor a los participantes, y a que se conozcan entre ellos, generando así una cierta conexión grupal.

Para procesos o formaciones en los que hay varios encuentros, es importante encontrar formas de mantener la conexión entre los participantes con ejercicios relacionales o que les permitan compartir información o experiencias entre ellos.

4) Diseñar el encuentro como un proceso vivo

Planificar una reunión o una formación como un proceso vivo significa que estemos abiertos a adaptarnos a lo que emerja durante el encuentro y a atender las necesidades que surjan del grupo. Significa también que estemos atentos a los desequilibrios de poder que puedan darse con el fin de incluir todas las voces, así como todo tipo de inteligencias y formas de trabajar.

Algunas ideas para generar un proceso vivo que responda a las necesidades de los participantes son:

• Diseñar una estructura con cierto sentido de coherencia y ritmo, que alterne momentos de “inhalación” de información, en los que el participante escucha y absorbe información, y momentos de “exhalación”, en los que el participante comparte sus experiencias, reflexiona sobre lo aprendido, etc.
• Incluir pausas y momentos de silencio que inviten a la digestión de lo escuchado y compartido.

Es importante poner atención a cómo de concentrados están los participantes y su nivel de agotamiento, pues el entorno virtual suele consumir más energía que los encuentros presenciales, por lo que es necesario re-energizar el espacio de forma constante variando tipos de actividades, dando espacio a breves pausas, etc.

Una premisa que suelo tener muy presente es dar el mínimo de información y permitir que haya el máximo de conversación. Es decir, como facilitadora dar explicaciones breves y que los espacios de palabra por mi parte sean cortos, de forma que haya más tiempo para las intervenciones y conversaciones entre los participantes.

5) Fomentar la escucha profunda y el diálogo generativo

La escucha profunda de una misma y de los demás, así como los diálogos que nos transforman de alguna manera, son la base para que los encuentros sean enriquecedores y generativos de nuevas ideas, nuevas acciones y proyectos.

Algunas prácticas para generar espacios donde se de la escucha y diálogos profundos son:

• Conectar con cada persona y con el grupo en su totalidad durante breves espacios de tiempo en completo silencio.
• Utilizar técnicas de diálogo en las que una persona comparte su experiencia sin interrupción alguna por parte de la audiencia.
• Crear espacios para el acompañamiento y apoyo grupal, de modo que las soluciones a problemas expuestos vengan no tanto del facilitador sino de los propios participantes.
• Trabajar en pequeños grupos que permita a todos los participantes intervenir y ofrecer sus puntos de vista con instrucciones claras de participación (por ejemplo, nadie habla dos veces si todo el mundo no ha hablado al menos una vez).

6) Activar diferentes inteligencias (racional, emocional y corporal)

A menudo los encuentros se dan utilizando únicamente la inteligencia cognitiva, nuestra parte racional. Sin embargo, una de las claves para mantener el nivel de compromiso y conexión entre los participantes, es incorporar prácticas que lleven a acceder a otro tipo de inteligencias, es decir, dar espacio a lo emocional y también, y más que nunca en el entorno virtual, implicar al cuerpo (inteligencia corporal).

Algunas ideas:

• Invitar a los participantes a prácticas que no requieran mirar a la pantalla, como, por ejemplo, dinámicas de atención y movimiento corporal.
• Utilizar diferentes tipos de arte (música, pintura…) como herramientas para la reflexión y acceso a aprendizajes profundos.
• Utilizar prácticas relacionadas con la metodología del Social Presencing Theater para acceder a la intuición y a la sabiduría que está en nuestro cuerpo.

7) Dar espacios para la auto-conciencia o el mindfulness

Crear espacios para conectar con la sabiduría e intuición de una misma y de los demás, atendiendo no tanto a la inteligencia cognitiva sino a la emocional y corporal, es decir, escuchar desde el corazón y no tanto desde la mente, intentando frenar el impulso de ir directamente a la solución de los asuntos planteados.

Para ello, algunas prácticas sencillas pueden ser las siguientes:

• Introducir un minuto de silencio al comienzo, una vez dada la bienvenida y presentada la estructura del encuentro. Durante este minuto se le puede invitar a los participantes a que lleven la atención a su cuerpo, al lugar donde están y que conecten con su intención para el encuentro.
• Introducir momentos de mindfulness o prácticas de auto-conciencia en silencio antes de pasar a la siguiente actividad o diálogo.
• A menudo, es necesario dar una breve explicación de los beneficios del silencio -mejora nuestra capacidad de pensamiento, ayuda a ser más creativos, etc – pues es habitual que los participantes no estén acostumbrados a este tipo de prácticas y no le encuentren mucho sentido o incluso se sientan incómodos al principio.
• Invitar a reflexionar de forma escrita e individualmente para integrar lo escuchado hasta el momento y dar espacio para percibir lo nuevo que va emergiendo: nuevas preguntas, nuevos aprendizajes…

Hay una frase de Bayo Akomolafe que refleja muy bien la importancia de estos espacios de silencio: “The times are urgent. Let us slow down”

8) Permitir que el sistema (los participantes) se conozca y se perciba a sí mismo

Usar enfoques que fomenten la toma de conciencia del grupo en su conjunto, que las personas perciban que forman parte de un todo y como tal son co-responsables de co-crear ese todo. Podría ser algo así como pasar nuestro modelo mental del “yo” al “nosotros”, y desde ahí acceder a una conciencia colectiva.

Una puerta de acceso a este enfoque son un conjunto de prácticas llamadas “social resonance” (resonancia social) de las que podéis encontrar más información en la web del Presencing Institute

Una práctica que incorporo al comienzo de la mayoría de las formaciones virtuales para que el sistema se conozca, es invitar a todos los participantes a que respondan, bien por escrito o bien interviniendo brevemente, a una o dos preguntas sencillas sobre el lugar en el que están, su profesión y/o sus expectativas del encuentro. Una vez que todas las personas han participado, suelo resaltar la diversidad acogiendo las diferencias, y también resalto todo aquello que nos une, alineando las intenciones.

9) Poner especial atención a la “cosecha” incluyendo la gratitud y el reconocimiento a lo que sí se ha dado.

Es importante poner en valor y capturar todo lo que haya ocurrido y hayamos aprendido durante el proceso. Para ello, es necesario que desde el principio sepamos qué y cómo queremos documentarlo (breves notas, fotografías, vídeos…) e incluso para esto se puede compartir tareas y responsabilidades involucrando a los participantes.

También es fundamental ofrecer un espacio para reflexionar sobre el cumplimento o no de las expectativas iniciales y más importante todavía invitar a compartir, o al menos poner en valor lo que cada uno se lleva del encuentro.

Es momento también de reconocer las contribuciones de todos los participantes y que de alguna manera todos se sientan valorados por su presencia y participación. Poniendo especial atención en incluir las voces de todos y no sólo de aquellos con un discurso más dominante.

No hay receta mágica

Como decía al comienzo, estas son algunas ideas y prácticas que suelo aplicar y que habitualmente me dan muy buenos resultados. No son claves de éxito ni mucho menos, pero su práctica me ha llevado a reconciliarme con el entorno virtual y a descubrir que también con una pantalla de por medio es posible establecer conexiones auténticas entre las personas y alcanzar resultados inimaginables en reuniones y formaciones virtuales.

Y para ti, ¿cuál es tu experiencia a la hora de liderar encuentros virtuales con éxito? Me encantará leer tus reflexiones.